Ihre Agentur für die reibungslose Warenwirtschaft

Bestellungen im Onlineshop werden nicht schnell genug abgewickelt? Der Einkauf neuer Waren erfolgt zu spät? Der Lagerbestand ist nicht aktuell, die Rechnungsverwaltung ist unübersichtlich, die Zahlungsprüfung zu kompliziert? Als Onlinehändler müssen Sie viele wichtige Punkte und Prozesse im Blick behalten, um einen funktionierenden Onlineshop zu gewährleisten und die Kunden zufriedenstellend zu bedienen. Mit einem optimal angepassten Warenwirtschaftssystem unterstützen wir Sie nicht nur bei der reibungslosen Abwicklung verschiedenster E-Commerce-Abläufe. Wir sorgen auch dafür, dass Sie Ihre Unternehmensziele nachhaltig erreichen und sowohl von einem gewinnbringenden Geschäft profitieren, als auch von zufriedenen Kunden. Wir sind Ihre Agentur für intelligente Warenwirtschaft und optimale Anbindungen an Ihren Onlineshop.

Perfekt verzahnte Prozesse im E-Commerce

Nur die absolute Gewinnmaximierung im Blick zu haben, kann einen Onlinehandel manchmal schnell ins Stolpern bringen – wenn die vielen kleinen, ebenfalls wichtigen Schritte nicht beachtet wurden. So werden Sie langfristig sicherlich erfolgreicher im E-Commerce bestehen, wenn Sie auch die Kundenzufriedenheit als festes Ziel Ihrer Geschäftsprozess integrieren. Etwa durch die attraktive und zugleich informative Darstellung von Artikeln und Angeboten mit informativen Beschreibungstexten, die individualisierte Kundenansprache oder einen reibungslosen Kundenservice. All dies – und vieles mehr – gelingt (nur) dann, wenn die vielen Teilprozesse im E-Commerce perfekt in einander verzahnt sind, und nicht nur Ihre Arbeit im Backend, in der Finanzbuchhaltung, im Lager und im Einkauf vereinfachen, sondern auch Kunden zufriedener machen.

Als Agentur für clevere Warenwirtschaft bieten wir Ihnen Lösungen und Anbindungen an weitere Software, um die Prozesse im E-Commerce insgesamt zu vereinfachen und effizienter zu machen. Wir optimieren nicht nur eine Schnittstelle, sondern beraten Sie zu einem rundherum optimierten Warenwirtschaftssystem. Wir sind eine Agentur für Warenwirtschaft, die das ganze Projekt betrachtet und auch den Blick über den Tellerrand nicht scheut.

„Sich gegen die Konkurrenz im E-Commerce durchzusetzen, bedeutet auch, cleverer & effizienter zu arbeiten.“  Udo Carl – ceo argutus gmbh

Onlineshop und Warenwirtschaft als starkes Team vereinen

Es gibt kaum eine Nische im E-Commerce, die nicht bereits durch Onlinehändler abgedeckt ist. Sich gegen die Konkurrenz zu behaupten, bedeutet daher nicht nur: Gute Produktbeschreibung, günstiger Preis, attraktives Shop-Design. Es bedeutet auch, die Abläufe „hinter den Kulissen“ zu optimieren und einen effizienten Prozess entlang der Warenwirtschaftskette zu bieten. Denn all die verschiedenen Faktoren – wie verfügbare Ware, korrekte Rechnungen, die Kontrolle von Zahlungseingängen über unterschiedliche Onlinezahl-Varianten – beeinflussen ebenfalls die Kundenzufriedenheit. Und die entscheidet darüber, ob der Kunde die Ware zurückschickt, später erneut bestellt, einen höheren Warenwert einkauft, den Onlineshop empfiehlt und als loyaler Kunde gewonnen wurde.

✓ Warenwirtschaftsprogramme reduzieren den Verwaltungsaufwand in allen Bereichen des Onlineshops.

✓ Passende Systeme (z. B. JTL Warenwirtschaft) vereinfachen betriebliche Abläufe und ermöglichen effizientere Prozesse.

✓ Und wenn dadurch der Kunde profitiert, profitiert auch der Onlinehändler.

Wichtig ist daher, dass Ihr Onlineshop und die Software für die Warenwirtschaft ein perfekt eingespieltes Team sind und die Prozesse in Ihrem E-Commerce-Business erleichtern. Ganz grob unterteilt, betrifft das die Bereiche Einkauf, Verkauf, Wareneingang, Warenausgang, Lagerwirtschaft und Finanzbuchhaltung. Welche einzelnen Prozesse mit der Software unterstützt oder welche Schnittstellen zu anderen Systemen eingerichtet werden sollen, dazu beraten wir Sie als professionelle Agentur für Warenwirtschaft.

Wie wählt man ein passendes Warenwirtschaftssystem aus?

Ein passendes Warenwirtschaftssystem deckt in erster Linie die folgenden Bereiche des Onlineshops ab: Einkauf, Verkauf, Versand, Lager und Finanzbuchhaltung. Idealerweise bietet es Schnittstellen zum Customer Relationship Management (CRM), das als Teil des Kundenservices / Vertrieb angesehen wird, sowie zum Supplier Relationship Management (SRM), das insbesondere im Einkauf eine zentrale Rolle spielt. Nicht zuletzt braucht das Programm einen Funktionsbereich für die Artikel- und Sortimentspflege, um Lagerbestände und Preisgestaltung individuell anzupassen, ansprechende Texte einzupflegen, Artikeldaten effizient zu pflegen und vieles mehr.

Die wichtigsten Funktionen nach Bereich

Einkauf

Im „Einkauf“ sollten die Funktionen alle relevanten Bereiche des Einkaufsprozesses abdecken. Das gilt sowohl für die Daten von Lieferanten als auch die Bestellung neuer Waren sowie Preisanfragen bei Kreditoren. Hier ein paar mögliche Funktionen von Warenwirtschaftsprogrammen für den „Einkauf“:

• Einkauflisten: Vorbereitung von Bestellungen
• Bestellungen: Statusangaben über Freigabe der Bestellung, Lieferung, Eingang / Verbuchung im Lager, Preisabfrage, außerdem: Nicht gelieferte Bestellungen, Mahnwesen
• Rechnungen über Einkäufe je Lieferung, Preisübersicht, Zuschläge, Gesamtkosten, interne Buchung (offen, bezahlt, abgeschlossen)
• Lieferantenverwaltung: Anlegen von Lieferanteninformationen, Kontaktperson, Zuordnung der Artikel, letzte Bestellungen

Verkauf

Von der Bestellung bis zum Versand der Ware - und darüber hinaus - wünscht sich der Kunde einen reibungslosen, schnellen Ablauf. Hierzu müssen Shopbetreiber unter anderem Bestands-, Bezahl- und Lieferstatus der bestellten Artikel überprüfen, aber auch Rechnungen erstellen.

• Zahlungsstatus kontrollieren, Lieferstatus beobachten
• Rechnungserstellung
• Angebotserstellung (z. B. für Großbestellungen, Sonderkonditionen)
• Fakturierung der Bestellungen

Versand

Ob der Versand eigenständig aus einem kleinen Lager heraus erfolgt oder durch ein großes Logistikunternehmen abgewickelt wird: Der Versand sollte in jedem Fall reibungslos und zügig erfolgen. Hierzu sind im Vorfeld einige Aspekte zu prüfen und zu erstellen:

• Zahlungsprüfung, Versand- und Rechnungsunterlagen, Retourenscheine, ggf. gesonderte Unterlagen
• Etikettendruck mit der Lieferanschrift als Komplett- oder Teillieferung (z. B. ein Auftrag, mehrere Pakete)
• Aktualisierung des Lieferstatus
• Alternativ: Dropshipping mit Versand durch den Lieferanten

Lager

Eine sorgfältige Lagerverwaltung hat direkten Einfluss auf Verkauf, Versand und Einkauf. Bei Bestellungen werden aktuelle Warenbestände abgefragt, beim Verkauf und Versand gilt es, die Artikel im Lager vorzubereiten und ggf. an den Versanddienstleister zu übergeben. Zudem bedarf es einer frühzeitigen Information an den Einkauf, um neue Ware rechtzeitig einzukaufen.

• Anlegen und Kategorisieren von Artikeln in einem oder mehreren Lagern
• Bestandsabfragen, Jahresinventur
• Warenein- und -ausgang
• Status von Waren (z. B. im Versand, beim Spediteur, in der Zustellung, etc.)

Finanzbuchhaltung

Wenngleich in vielen kleinen bis großen Onlineshops die Finanzbuchhaltung an ein Steuerbüro ausgelagert wird, muss auch intern eine ordentliche Buchhaltung und Prüfung der Zahlungen erfolgen. Das umfasst nicht nur das Erstellen von Rechnungen, sondern auch das interne Mahnwesen.

• Übersicht aller Zahlungen (Eingänge und Ausgänge)
• Prüfung der Zahlungen, Abgleich mit Aufträgen
• Mahnwesen, Zahlungserinnerungen
• Übersicht aller Rechnungen je Auftrag
• Rechnungskorrektur (Retour, Reklamation, Falschlieferung)
• Zahlungserstattungen

Wichtig ist bei der Finanzbuchhaltung nicht nur, dass sie übersichtlich alle relevanten Zahlungen, Buchungen und Rechnungen abbildet, sondern insbesondere das ein reibungslos funktionierender Export der Daten möglich ist, bzw. eine Schnittstelle für den Datenaustausch mit dem Steuerberater / Steuerbüro.

Je nach Softwareanbieter gibt es unterschiedliche Warenwirtschaftsprogramme, die sich in ihrem Funktionsumfang unterscheiden. In Kombination mit individuellen Weiterentwicklungen und Anpassungen kann sich jeder Shopbetreiber ein für sich passendes Programm installieren lassen. Es stehen demnach immer die Funktionen zur Verfügung, die individuell benötigt werden.

Wann lohnt sich der Einsatz von ERP-Systemen?

Eine klar definierte Abgrenzung zwischen klassischen Warenwirtschaftsprogrammen und ERP-Systemen gibt es nicht. In der Regel decken die Enterprise-Resource-Planning-Systeme aber deutlich mehr Bereiche des Unternehmens ab, als die reine Warenwirtschaft. Wenn unter anderem zusätzlich zu Einkauf, Versand und Lagerung auch Betriebsmittel, Personal, Kapital, Marketing, Controlling und weitere Bereiche mit einer Software übersichtlich dokumentiert und gesteuert werden sollen, spricht man meist von einer ERP-Lösung.

Professionelle ERP-Systeme sollten möglichst alle Geschäftsprozesse in einem Unternehmen abdecken, um Ressourcen unternehmensweit zu verwalten und Prozesse ganzheitlich zu steuern. Ziel ist es, auf Grundlage aller relevanten Daten, Ressourcen wie Material, Personal, Kapital und Betriebsmittel optimal einzusetzen.

• Materialwirtschaft und Bedarfsplanung (Beschaffung, Lagerung, Disposition)
• Produktion
• Finanzwesen & Controlling
• Personalwesen
• Dokumentation
• Forschung und Entwicklung
• Verkauf
• Marketing
• Stammdatenverwaltung
• Logistik

Am Markt sind verschiedene ERP-Systeme verfügbar, die in vielen Punkten Gemeinsamkeiten haben, sich aber durchaus in branchenspezifischen Besonderheiten unterscheiden. Selbst zunächst branchenneutrale Lösungen lassen sich um branchenspezifische Funktionen erweitern und damit an den jeweiligen Wirtschaftszweig und seine besonderen Anforderungen anpassen. Nicht zuletzt besteht die Möglichkeit, individuell gewünschte Sonderlösungen von einer Agentur für Warenwirtschaft programmieren zu lassen.

„Sich gegen die Konkurrenz im E-Commerce durchzusetzen, bedeutet auch, cleverer & effizienter zu arbeiten.“  Christoph K. Weidner – cso argutus gmbh

Warum in ein Warenwirtschaftssystem investieren?

Ebenso wie Internetnutzer bei den Ladezeiten eines Onlineshops sehr ungeduldig sind, verzeihen User auch kaum Fehler im Bestellprozess oder einen mangelhaften Kundenservice. Ein Produkt, das auf den ersten Blick in Ihrem Shop verfügbar ist, dann aber nicht mehr, wird kurzerhand beim Konkurrenten gekauft – und dann unter Umständen auch zu einem höheren Preis, je nach (praktischer oder emotionaler) Dringlichkeit.

Mit Hilfe von einer Software für Warenwirtschaft werden Lagerbestände in Echtzeit abgerufen und dem User angezeigt, bevor er bestellt. Die Artikelverwaltung wird automatisiert, ebenso wie Bestellungen und Rechnungserstellungen. Sonderfälle wie Versand und Zahlung per Nachnahme können problemlos berücksichtigt werden. Mit den richtigen Schnittstellen können Waren automatisch eingekauft werden, wenn ein gewisser Lagerbestand erreicht wurde. Auch gelingt die Jahresinventur mit der richtigen Warenwirtschaftssoftware. Es braucht nur das richtige Programm mit den richtigen Anbindungen zu der von Ihnen benötigten / eingesetzten Software.

Als Agentur für Warenwirtschaft wissen wird, dass ein effizientes, auf den Shop angepasstes Warenwirtschaftssystem einen schnellen und zufriedenstellenden Kundenservice fördert und den Zeitaufwand für viele Prozesse enorm reduziert. Und je komplexer die Abläufe sind, umso anfälliger ist eine Bestellabwicklung (oder andere Prozesse im E-Commerce) für Komplikationen. Daraus ergeben sich insgesamt Einsparungen für Arbeitsaufwand und betriebliche Prozesse.

Kosten für die Warenwirtschaftssoftware sparen Fehler & Aufwand

Es ist verständlich, in der Gründungsphase eines Onlineshops den Blick auf die Aspekte wie Webdesign oder Suchmaschinenoptimierung zu legen. Aber Finanzbuchhaltung, Rechnungserstellung, Bestellabwicklung, Inventur und Einkauf händisch erledigen zu wollen, weil die Kosten für ein gutes Warenwirtschaftssystem zu hoch scheinen, spart kein Geld. Die Zeit, die man für all die verschiedenen Prozesse benötigt, weil sie manuell erledigt werden, ist ineffiziente Zeit. Zeit, in der man sich nicht auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann: Online verkaufen! Spätestens, wenn das Produkt nicht nur über den eigenen Onlineshop, sondern zudem über anderen Vertriebskanäle wie zum Beispiel Marktplätze wie Amazon Marketplace oder eBay verkauft wird, übersteigt der Prozessaufwand die Kosten. Und mit jeder Bestellung und jedem weiteren Kunden wird der Aufwand komplexer und anfälliger für Fehler. Und das wiederum kostet im schlimmsten Fall einen loyalen Kunden.

Oftmals sind die Lizenzkosten für ein Warenwirtschaftssystem niedriger als Sie denken bzw. gibt es verschiedene Angebote für verschiedene Shopgrößen: Einsteiger können ihr Business ebenso gut und übersichtlich in einer Software darstellen lassen und führen wie große Onlineshops mit hohem Auftragsvolumen pro Tag. 

Warum in eine Agentur für Warenwirtschaft investieren?

Um ein richtiges Warenwirtschaftsprogramm auszuwählen und externe Systeme richtig zu integrieren und zu verbinden, bedarf es einer sehr gründlichen Planung. Sie müssen im Vorfeld alle Schritte der Warenprozesskette abbilden. Es ist ratsam, selbst für vermeintlich kleine Shops eine Agentur für Warenwirtschaft zu beauftragen. Diese kennt sich nicht nur mit den Systemangeboten verschiedener Anbieter wie Magento oder Shopware aus. Sie weiß auch, in einem effizienten Vorgehen das richtige Produkt auszuwählen und nicht zuletzt zu installieren sowie anzupassen.

Wenngleich sich die Kosten für ein cleveres Warenwirtschaftssystem lohnen, will die Investition gut durchdacht sein. Eine unpassende, fehlerhaft eingerichtete Software kostet den bereits geleisteten Aufwand in Zeit und Arbeitskraft und das bereits investierte Budget. Aber noch schlimmer sind mögliche Fehler und Komplikationen, die bei Bestellungen entstanden sind, die Kunden bereits verärgert haben oder User von einem Kauf abgehalten haben.

Zudem können Sie von einer professionellen Agentur für Warenwirtschaft erwarten, dass Sie eine umfassende Schulung in das System erhalten. Je nach Umfang der Software sind die Funktionen und Arbeitsschritte sehr komplex und nicht innerhalb einer kurzen Einführung zu erlernen. Ihre Agentur für Warenwirtschaft sollte Ihnen nicht nur die Standard-Funktionen, sondern insbesondere auch die individuellen Erweiterungen umfassend erläutern und Sie im Umgang mit dem Warenwirtschaftsprogramm schulen. Nicht zuletzt ist ein verständlicher Support, eine regelmäßige Systemwartung und eine zeitnahe Fehlerbehebung für eine seriöse Agentur für Warenwirtschaft selbstverständlich.

Von einer professionellen Agentur können Sie also folgende Leistungen erwarten:

• Beratung zum Umfang der Software und einzelnen Funktionen, Beratung zu Standard-Software von Herstellern
• Auswahl einer passenden Software für die Warenwirtschaft, Installation, Implementierung des Shopsystems, Programmierung von Schnittstellen und individuellen Erweiterungen zur individuellen Anpassung auf betriebliche Abläufe
• Schulung in den Umgang und die Funktionen der Software
• Unterstützung bei kurzfristigen Problemen im Umgang, bei technischen Fehlern und der regelmäßigen Wartung der Software (Updates, Erweiterungen, Anpassungen, etc.)

argutus setzt auf eine strukturierte Vorgehensweise

Alle Geschäftsprozesse mit einer Software steuern? Die Implementierung einer Warenwirtschaftssoftware oder eines ERP-Systems bereitet vielen Shopbetreibern und Unternehmen Kopfzerbrechen: Welche Lösung ist hierfür die richtige? Und welchen Funktionsumfang benötigt man tatsächlich für einen reibungslosen Bestell- und Betriebsablauf? Als erfahrene Agentur für Warenwirtschaft beraten wir Sie genau zu Ihrem Bedarf, den wir zu Beginn des Projekts in gemeinsamer Zusammenarbeit detailliert ermitteln und auf dem weitere Empfehlungen und Entscheidungen aufbauen.

Wie argutus Sie beim Aufbau & bei der Optimierung Ihres E-Commerce unterstützt!

Sinnvolle Maßnahmen

Wir berücksichtigen alle inhaltlichen und finanziellen Anforderungen soweit möglich. Als erfahrener Dienstleister möchten wir unseren Kunden aber vor allem jene Leistungen anbieten, die aus Sicht eines Experten für die gesetzten Ziele sinnvoll sind. Das bedeutet: Manchmal sind Ziele und Budgetvorstellungen nicht kompatibel, manchmal sind gewünschte Funktionen unnötig oder lassen sich effizienter realisieren. Wir erklären Ihnen gerne, ob, wann und wie Ihre Ziele realisiert werden können, welches Budget dafür notwendig wäre und ob Sie bestimmte Funktionen überhaupt benötigen: Unsere Beratung ist ehrlich und beinhaltet sinnvolle Empfehlungen, damit Ihr E-Commerce-Business nicht nur morgen, sondern auch in Zukunft erfolgreich ist. Damit bieten wir Ihnen die benötigte Grundlage und liefern Ihnen echtes Fachwissen, um die für Sie beste Entscheidung zu treffen.

Individuelle Angebote

Aus den oben genannten Gründen ist es ungemein schwierig – und auch absolut unseriös – vorab Preise und Kosten zu nennen, die im Zuge eines solchen Projekts „neues Warenwirtschaftssystem“ entstehen. Das bedeutet nicht, dass Sie erst am Ende unserer Dienstleistung erfahren, welche Kosten in Rechnung gestellt werden. Das bedeutet nur, dass wir Ihnen – auf Grundlage individueller Informationen – ein maßgeschneidertes Angebot erstellen. Denn welche Leistungen tatsächlich in Anspruch genommen werden, entscheidet sich oftmals erst nach dem Kickoff Meeting und einer Beratung zu den jeweiligen Software-Angeboten.

Ganzheitliche Konzepte

Wie bereits erwähnt müssen viele Bereiche und Prozesse erfolgreich umgesetzt sein und ineinandergreifen, um sich heute erfolgreich der Konkurrenz im E-Commerce zu stellen und Wettbewerber zu überholen. Das betrifft interne Abläufe, wie etwa der Einsatz einer passenden Warenwirtschaft. Aber auch externe Faktoren wie Online Marketing, Affiliate Marketing und Social Media Marketing. Nicht zuletzt können selbst vermeintlich banale Aspekte an einem Onlineshop den Erfolg ins Wanken bringen: Wenn die aufgerufene Seite nicht (schnell genug) lädt – insbesondere über mobile Endgeräte –, ist der User meist verloren. Wenn das Produkt nicht ansprechend präsentiert ist, wählt der User einen anderen Anbieter. Und auch wenn die Navigation zu unübersichtlich und die Produktsuche schwierig ist, verabschiedet sich der User. Auf Wunsch beraten wir Sie zu möglichen Potenzialen und Schwachstellen des Onlineshops oder begleiten Sie mit unserer Erfahrung und unserem Fachwissen beim Aufbau Ihres E-Commerce-Geschäfts. Unser Team eint digital xp3rts aus den verschiedenen Disziplinen des Online Marketings – gerne teilen sie ihr Wissen und beraten Sie umfangreich.

Unsere Leistungen im Überblick:

• Bedarfsanalyse & Erstberatung
• Beratung zu Warenwirtschaftsprogrammen, Anbietern & Kosten
• Beratung zu individuellen Erweiterungen & Schnittstellen
• Setup, Programmierung, technische Realisation
• Support
• Schulung

Das passende Warenwirtschaftssystem finden: Unsere Leistungen im Detail

Erstberatung mit Analyse

In einem ersten Kickoff Meeting verschaffen wir uns einen Einblick in Ihr Unternehmen und in die Arbeitsabläufe. Entsprechend Ihrer Anforderungen und Wünsche für eine Software beraten wir Sie zu möglichen Funktionen. In der weiteren Zusammenarbeit werden der Funktionsumfang und die individuellen Anforderungen spezifiziert und detailliert zusammengetragen.

Auswahl der Anbieter, Programme, Budgetberatung

Entsprechend der definierten Funktionen, Anforderungen und Ziele wählen wir passende Anbieter und Programme aus der Warenwirtschaft / aus dem ERP-Bereich für Sie aus. Wir präsentieren Ihnen die Auswahl und beraten Sie bezüglich der Kosten für Lizenzen und ggf. Systemanpassung.

Individualisierung der Software

Warenwirtschaftssoftware lässt sich oftmals stark individualisieren, aber nicht immer in vollem Umfang. An welcher Stelle spezifische Programmierungen und Erweiterungen für Sie relevant und hilfreich – oder gewünscht – sind, klären wir im Zuge der Software-Auswahl.

Setup

Nach der finalen Entscheidung für eine Software installieren und implementieren wir diese in Ihr Shopsystem. Wir übertragen bestehende Daten (Kunden, Lieferanten, Artikel) und programmieren die gewünschten Schnittstellen oder individuellen Erweiterungen. Wir richten das System so ein, dass Sie es unmittelbar bzw. nach der Einarbeitung vollumfänglich in die betrieblichen Prozesse integrieren können.

Support

Nachdem wir die Software für Sie eingerichtet haben, bieten wir Ihnen jederzeit kurzfristigen Support – etwa bei Problemen im täglichen Umgang und selbstverständlich bei technischen Schwierigkeiten. Darüber hinaus installieren wir regelmäßig neue Updates der Software und passen ggf. Funktionen an.

Schulung

Je umfangreicher eine Warenwirtschafts- oder ERP-Software ist, umso komplexer ist der Umgang mit einzelnen Funktionen. Zumal nicht jede Funktion jeden Tag genutzt wird, sondern ggf. nur wenige Mal im Jahr. Wir bieten Ihren Mitarbeitern eine umfassende Schulung, damit sie mit dem System reibungslos arbeiten können. Nur dann ist die Implementierung einer Warenwirtschaftssoftware auch tatsächlich gelungen: Wenn sie betriebliche Abläufe im E-Commerce vereinfacht und damit effizientere Prozesse und Kosteneinsparungen ermöglicht. Unsere Schulungen sind auf Ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmt und können sowohl Inhouse als auch bei uns vor Ort durchgeführt werden. Die Teilnehmer lernen und arbeiten dabei immer mit dem für sie relevanten System.

Interessiert an einer Beratung im Bereich Warenwirtschaft?

Dann kontaktieren Sie uns für ein erstes persönliches Gespräch. Sehr gerne beraten wir Sie zum Thema Warenwirtschaft. Wir freuen uns auf Sie!